Was ist falsch daran, Worddateien zu versenden?
- Erfordert proprietäre Software. Word ist kein offener Standard. Der Absender setzt voraus, daß der Empfänger dieselbe Software verwendet. Das widerspricht allen Prinzipien, für die das Internet steht, nämlich ein offenes, heterogenes Netzwerk zu sein. Der Fakt, daß Microsoft das Quasi-Monopol innehat, ist kein Grund, dieses auch noch zu unterstützen.
- Versionsprobleme. Jede neue Version von Word schafft Inkompatibilitäten zu alten Dateiversionen, so daß jeder, der zwar sowieso Word verwendet, gezwungen ist, immer die neueste Produktversion zu kaufen, auch wenn diese keine neue Funktionalität beinhaltet.
- Viren. Seit der Integration von Visual Basic als Skriptsprache ist das gesamte Office-Paket eine große Virenschleuder, die schon zigfach gigantischen Schaden in der Wirtschaft angerichtet hat.
- Dateigröße. Wie oft schon habe ich Worddokumente erhalten, nur, um dann festzustellen, daß nur Text darin enthalten war, der keinerlei Formatierung erfordert hätte. Aus 2kB Text wird schnell mal eine 25kB Datei. Dies kostet unnötig Bandbreite und verstopft die Mailboxen.
- Unsichtbare Versionsinformationen. In Worddokumenten befinden sich detailierte Informationen, wann was geändert, hinzugefügt oder gelöscht wurde und von wem. So kann über weite Strecken auch vermeintlich gelöschter Text wieder hervorgeholt werden. Zusätzlich gibt es so sinnvolle Informationen wie der Rechnername, auf dem die Datei erstellt wurde, und die Bearbeitungszeit. Schnell wandern so wichtige Informationen über Angestellte und Strukturen über Firmengrenzen hinaus.
Über die sonstigen Nachteile wie Geräteabhängigkeit oder das Verführen zu physischem statt logischem Markup will ich hier gar nicht zu viele Worte verlieren. Ersteres hat wohl jeder Wordbenutzer schon am eigenen Leib erfahren: Man nimmt eine Worddatei vom eigenen zu einem anderen Computer mit und bekommt Probleme mit den Seitenumbrüchen. Es liegt am Standarddrucker. Zweiteres liegt nicht speziell an Word, sondern ist ein Problem aller Textverarbeitungsprogramme.
Was soll ich dann senden?
- Zuerst überlegen: Habe ich nicht nur einfachen Text?
- Wenn ja, direkt als Mailtext senden. Große Textdateien oder Sammlungen von Textdateien packen, z.B. mit zip (Winzip) oder einem anderen Packprogramm.
- Wenn unbedingt Formatierungen notwendig sind, dann als HTML anhängen oder die ganze Mail als HTML senden. Siehe dazu auch Warum Plaintext eMails?
- Sind Bilder notwendig, im Plaintext darauf verweisen oder in HTML einbetten.
- Soll der Empfänger ein Dokument sauber ausdrucken können, dann als PDF schicken. Man kann auch unter Windows bequem automatisiert PDF-Dateien erstellen, wie in meinen Tips und Tricks beschrieben.
Wann das verschicken von Worddateien angebracht ist
Es ist dann in Ordnung, Worddateien zu verschicken, wenn mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten und sich alle einig sind, dafür MS Word zu verwenden. Andernfalls nicht. Und auch dann sollte es gepackt werden.
Antworten auf „Aber es ist doch eh der Standard“
Nein! Ist es nicht. Davon, daß in Tempo 30 Zonen die meisten Leute mindestens 40 km/h fahren, wird es nicht richtiger. Jetzt kommt bestimmt das Argument, daß es ja verboten ist, schneller als 30 zu fahren, nicht aber, Worddateien zu verschicken. Gut. Dann eben so: Sicher darf im Biergarten Ihr Gegenüber rauchen und Ihnen während des Essens den Rauch ins Gesicht blasen. Wird dieser Umstand besser, wenn sich jeder Raucher so rücksichtslos verhielte?
Wenn mir jemand sagt „aber ich bearbeite halt meine Dokumente damit“, dann ist das zwar schön für ihn, aber ich z.B. verwende LaTeX und seltener OpenOffice.org. Dann könnte ich ja genauso anfangen, diese Dokumente einfach zu verschicken. Und selbst dann hätte dies den Unterschied, daß man LaTeX-Quellcode problemlos lesen kann und auch OpenOffice.org Dokumente, die ja nur gezipptes XML sind, weniger Schwierigkeiten beim Lesen machen als die Binärdateien von Word.
Und nicht zuletzt: Wer will denn wirklich Teil von Microsofts Werbemaschinerie sein, indem er von seinem Gegenüber die Verwendung von Word fordert?
„Wir können Word Anhängen ein Ende machen“
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