Wer übrigens selbst mal bei einem unserer Toastmasters-Treffen dabei sein möchte, ist jeden 1. und 3. Montag im Monat herzlich bei den Münchner Brainstormers willkommen!

Wie immer habe ich die Rede mittels der Methode »Write to the Top« ausgearbeitet. Bei dieser Methode arbeite ich im ersten Schritt ein sogenanntes »Focus Sheet« aus, das mir hilft, den Kern und die Besonderheiten der Rede zu finden, bevor ich dann mittels des »Presenter’s Blueprint« den Ablauf der Rede festlege. Als MindMap-Fan mache ich dies in eben einem Tool zum MindMapping, das sieht dann aus wie folgt (1,8 MB, Flash):

Eben sitze ich an einem frischen Projekt und bediene mich der »Natürlichen Projektplanung«, wie sie David Allen in »Getting Things Done« (deutsch »Wie Sie die Dinge geregelt kriegen«) beschreibt. Und eben weil die Methode ebenso einfach wie effektiv ist, sollten Sie sie ebenfalls anwenden.

Kinder machen das übrigens ganz von selbst. Schauen Sie mal zu, wenn Kinder im Alter von etwa drei bis sechs Jahren sich mit anderen unterhalten, bevor sie eine Sandburg bauen, einen Kuchen backen. Da wird zuerst bestimmt, wie groß die Sandburg sein soll, wer mitbauen darf, dann malt man sich aus, wie sie aussehen wird. Deswegen sagt David Allen ja auch, dass wir natürliche Projektplanung nicht wirklich lernen müssen, sondern nur wieder ausgraben. Wir haben’s alle schon mal gekonnt.

Update: ich habe dazu eine Rede auf Video aufgenommen und gepostet. Update Ende.

»Natural Project Planning« geschieht in 5 Schritten:

1. Zweck und Prinzipien definieren
2. Erfolg visualisieren
3. Ideen sammeln
4. Organisieren
5. Nächste Schritte identifizieren

Viele ausgefeilte Methoden zur Projektplanung beschäftigen sich hauptsächlich mit Punkt 4, dem Organisieren, was dann dazu führt, dass oft ein perfekt geplantes Projekt leider nicht zum Erfolg führt, weil zu Beginn wichtige Fragen vergessen wurden. Dies meint sowohl David Allen in der Originalliteratur, als auch beispielsweise Denkpass oder The Simple Dollar.

1. Zweck und Prinzipien definieren

Der erste Schritt kommt oft zu kurz, da die Beteiligten Annahmen treffen und meinen, es sei ja eh alles klar. Wichtig ist, viele dieser impliziten Annahmen explizit zu machen. Dann kann man sich nämlich darüber unterhalten und zum einen feststellen, ob man sich versteht, und zum anderen, ob Rahmenbedingungen tatsächlich so sind, wie sie scheinen. Für mich hilfreiche Fragen:

• Warum genau machen wir das?
• Was genau soll sich ändern?
• Wann genau ist der Erfolgsfall für das Projekt erreicht?
• Wer muss unbedingt in welche Entscheidungen einbezogen werden?
• Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen) sind einzuhalten?

2. Erfolg visualisieren

Ganz wichtiger Schritt. Oft rennt man in ein Projekt, egal ob Geburtstagsparty oder Messeauftritt, und beginnt mit irgendwelchen Arbeiten, ohne dass man sich vorher das Ergebnis einfach mal ganz plastisch und bildlich vorstellt.

• Wie sieht das Ergebnis des Projekts aus? Welches Bild sehe ich?
• Was sehe ich, wenn ich das Resultat vor mir liegen/stehen habe?
• Wie sehen die Menschen aus, für die das Projekt gedacht ist? Wie fühlen sie sich?
• Wie fühle ich mich?

3. Ideen sammeln

Am einfachsten geht das mittels Brainstorming. Wichtig dabei: Nicht werten. Nicht »gute« Ideen suchen, sondern alle und vor allem die »schlechten«, denn die guten verstecken sich darin. Kleine Gruppe ist besser als eine große.

• Wie komme ich vom Stand heute zu dem Bild des Resultats?
• Welche Gedanken kommen mir, wenn ich am Bild des Erfolgs weiter herumdenke?
• Welche Ideen haben Kollegen und Freunde dazu?
• Welche scheinbar unsinnigen Ideen kann ich sammeln?

4. Organisieren

Das ist der richtige Zeitpunkt, für große Projekte ein Planungswerkzeug auszupacken. Für kleinere einfach auf dem Zettel oder in der Mindmap weitermachen.

• Welches sind die Schlüsselideen, Komponenten?
• Welche Teilergebnisse sind von anderen Teilergebnissen abhängig, welche unabhängig?
• Welche Teilprojekte ergeben sich daraus?
• Welche Artefakte, Entscheidungen sind zu treffen? Wann?
• Welche Ideen sind wichtiger? Warum?
• Wie kann ich alle Teile sinnvoll in Reihenfolgen bringen, und Parallelitäten schaffen?

5. Nächste Schritte identifizieren

Dieser Schritt schafft nun die Verbindung zum Aufgabensystem aus Getting Things Done. Nur was mit ganz konkreten Aktionen versehen ist, hat eine Chance auf Erfolg.

• Was ist die ganz konkrete physische nächste Aktion für jedes Teilprojekt?
• Bin ich der richtige, um diese konkrete nächste physische Aktion durchzuführen oder sollte ich sie delegieren? Eventuell ein ganzes Teilprojekt delegieren?

Diese Art zu Planen ist keine Hochwissenschaft. Das soll sie auch nicht sein, sondern so einfach wie möglich Aber es hilft mir. Und wer als Planungstool gerne Mindmaps benutzt, dem sei die kleine MindManager-Vorlage aus dem GTD Forum empfohlen, die zu den fünf Schritten einige Gedanken mitliefert.

Also: von Kindern lernen und die Weitsicht und Erfahrung des Erwachsenseins einbringen, dann wird’s was.

(Foto: Joachim Schlosser auf Flickr, Lizenz CC-BY-NC-SA)

1. Planen Sie Ihren Urlaub so, dass Sie z.B. bis Dienstag Urlaub nehmen, so dass Sie mit einer kurzen Woche wieder starten. Es hilft, wenn die erste Woche nicht gleich eine lange ist.
2. Planen Sie mindestens einen Tag zwischen Heimreise und erstem Arbeitstag ein. Besonders wenn Sie fliegen, braucht der Kopf einige Zeit, um nachzukommen. Direkt vom Strand ins Büro kann einen leichten Kulturschock auslösen. Packen Sie zu Hause gemütlich aus, gehen mit den Kindern auf den Spielplatz oder nochmal ins Freibad, und lassen den Urlaub mit Ihrem Partner bei einem schönen Abendessen ausklingen.
3. Gehen Sie ganz früh ins Büro. Je weniger Leute vor Ihnen da sind, umso besser. Auf diese Weise steigt der Geräuschpegel nur langsam, und sie können sich an Ihre Kollegen quasi einzeln wieder gewöhnen, statt direkt in ein geschäftiges Umfeld geworfen zu werden.
4. Beantworten Sie nicht gleich am ersten Tag morgens alle Mails in Ihrem Postfach. Die wirklich wichtigen Dinge besprechen Sie einfach direkt mit Ihrem Chef und Ihren Mitarbeitern. Das bringt uns zum nächsten Tipp:
5. Sprechen Sie mit Ihrem Chef, Kollegen und Mitarbeitern. Besser, als die Historie von Dokumenten nachzulesen ist, sich zuerst die subjektive Meinung der Kollegen einzuholen. Diese haben auch die Begleitinformationen, den Flurfunk und können Ihnen so besser als die Datenlage ein komprimiertes Bild geben. Die Detailinformationen können Sie später immer noch nachlesen.
6. Lassen Sie die Abwesenheitsnotiz und den Anrufbeantwortertext noch mindestens einen halben Tag auf Urlaub stehen. Muss ja nicht gleich jeder wissen, dass Sie wieder da sind. Umso größer wird die Freude des Anrufers sein, wenn Sie trotzdem zurückrufen.
7. Machen Sie eine Liste der aufgelaufenen Aufgaben, anstatt gleich blindlings loszulegen. So bleiben Sie Herr Ihrer Arbeit, anstatt dass die Arbeit gleich Sie beherrscht.
8. Leeren Sie Ihr Postfach, indem Sie zunächst alle eingegangenen Nachrichten nach Gesprächsverlauf sortieren, so dass die neueste Nachricht oben ist. Auf diese Weise bekommen Sie Diskussionen vom Ende her mit (Outlook 2010 kann übrigens Gespräche aufräumen und alle bis auf die neueste Nachricht einfach löschen).
   Dann sortieren Sie die Nachrichten in drei Kategorien einteilen: a) Zu beantworten/bearbeiten. Beantworten Sie sie nicht, außer es ist tatsächlich nur ein “geht klar” oder ähnliches, was weniger als eine Minute dauert. Das kann auch sein, daraus eine Aufgabe zu erstellen. Ziehen Sie die Mail in Outlook einfach auf das Aufgabensymbol links. b) Zu Lesen. Nachrichten, auf die hin Sie nichts unternehmen müssen, die Sie jedoch interessieren, legen Sie hier ab. Lesen Sie jetzt noch nicht! Das hat Zeit! c) Der Rest kommt in den Papierkorb. Das funktioniert übrigens genau so auch mit der Briefpost.
   Auf diese Weise habe ich nach dem Urlaub schon mehrfach in weniger als einer Stunde hunderte von Mails gesichtet und sortiert, ohne dass es in Stress ausartet und ohne davon überwältigt zu sein. Üblicherweise kommen 10-15% in den Bearbeiten-Ordner, etwa 20% in den Lesen-Ordner, die restlichen zwei Drittel fliegen in die Tonne.
9. Rufen Sie jemanden in einer anderen Niederlassung Ihrer Firma an, mit dem Sie normalerweise weniger zu tun haben. Nehmen Sie eine der Mails als Anlaß, und fragen Sie bei der Gelegenheit nach globalen Neuigkeiten in der Firma. Oft ergibt sich dadurch ein vollständigeres Bild, als wenn Sie nur lokale Informationen haben.
10. Führen Sie ein ausführliches Weekly-Review nach der Methode Getting-Things-Done durch. Dies sortiert Ihre Prioritäten und bewahrt Sie vor hektischem Aktionismus. Aktionismus ist der Feind des Urlaubsgefühls.
11. Besser als für Routinetätigkeiten wie Post beantworten, Lesen, Verwaltungsarbeiten ist Ihr Geist jetzt geeignet, Entscheidungen zu treffen und kreative Aufgaben abzuarbeiten. Dadurch, dass Ihr Kopf durch den Urlaub hoffentlich vom Klein-klein gereinigt wurde, können Sie das große Ganze klarer sehen. Wenn Sie also Ideen brauchen oder Entscheidungen treffen sollen, sind die ersten Tage nach dem Urlaub wie geschaffen dafür. Bei Entscheidungen werden Sie überrascht sein, wie schnell Sie die dafür notwendigen Informationen aufnehmen können, sei es durch Lesen oder durch Befragen von Mitarbeitern und Kollegen.
12. Spendieren Sie eine Runde Kekse, Eis oder ähnliches. Teilen Sie Ihr Urlaubsgefühl, denn Ihre Kollegen werden das auf Sie zurückspiegeln.

Funktioniert das alles garantiert? Nein, bestimmt nicht. Doch es hilft. Ich habe es diese Woche ausprobiert, in der mein eigener Urlaub endete. Den ersten Tipp habe ich diesmal gleich ausgelassen, aber wer ist schon perfekt? Die Ergebnisse der ersten beiden Arbeitstage ansonsten: Inbox Zero von 428 Mails auf Null in 3 Stunden (heißt ja nicht, dass alles schon bearbeitet ist, dafür 380 Mails schon gelöscht), gute Gespräche, den Kollegen hat das Eis geschmeckt. Und ich fühle mich nach wie vor gut erholt.

Und was machen Sie nach dem Urlaub, um angenehm wieder in den Arbeitsalltag zu kommen?

(Foto: Joachim Schlosser, Wellenläufer – 365 Tage)

1. Wechseln Sie in die Nur-Text-Ansicht. In LaTeX ist das ganz natürlich, doch auch in WYSIWYMG-(What-you-see-is-what-you-maybe-get) Programmen wie Microsoft Word gibt es die Entwurfsansicht. Auf diese Weise bleiben Sie von Gedanken über Seitenumbruch, Ränder und Umlauf von Grafiken verschont und konzentrieren sich auf Ihre Gedanken zum Inhalt.
2. Schließen Sie Ihr Mailprogramm oder schalten jegliche Eingangsbenachrichtigung ab. Schauen Sie nach Post, wenn Sie wollen, nicht wenn das Programm will. In Outlook 2007 findet sich die Einstellungen unter Extras—Optionen—Einstellung—E-Mail-Optionen—Erweiterte E-Mail-Optionen. Entfernen Sie alle Häkchen des Bereichs »Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang«. Trauen Sie sich. E-Mail ist ein asynchrones Medium. Wenn jemand Sie unbedingt sofort erreichen will, wird er es anders tun. Es ist okay.
3. Schließen Sie alle anderen Programme oder minimieren Sie sie. Je weniger Programme offen sind, desto weniger lenkt ab. Öffnen Sie jedoch die Quelldokumente, die Sie voraussichtlich öfter zum Nachsehen brauchen, bevor Sie zu schreiben beginnen. Denn die Suche nach einem Quelldokument lenkt ab.
4. Blenden Sie Buttonleisten aus wenn möglich. Buttonleisten verführen dazu, ständig auf einen der Knöpfe klicken zu wollen. Und das wiederum führt dazu, dass die Hand von der Tastatur zur Maus oder Trackpad geführt wird. Und das wiederum hält die Hand vom Schreiben ab. Lassen Sie die Hand auf der Tastatur. Das ist Ihre Verbindung zwischen Kopf und Computer. Zumindest so lange es noch keine gute Gedankenschnittstelle gibt.
5. Beschränken Sie sich auf Strukturen wie Überschriften, Hervorhebung von Wörtern. Alles andere ist während des Schreibens überflüssig. Ob Times oder Arial, schwarz oder blau ist nebensächlich. Nur der Text zählt. Nicht wie die Tabelle aussieht, nicht ob das Zitat einen Rahmen braucht und nicht der Einzug einer Überschrift. In LaTeX erledigen Sie das alles später von zentraler Stelle aus. Auch in Word geht das Dank Formatvorlagen.
6. Wenden Sie die Methode »Getting Things Done« an, um den Kopf frei von anderen anstehenden Aufgaben zu bekommen. Wenn Sie ihr Gewissen nicht ständig an irgendwelche zu erledigten Aufgaben erinnert, sondern Sie diese wohlbehalten in einem System außerhalb des Kopfes aufheben, fällt das Schreiben leichter.
7. Wenden Sie die Methode »Write to the Top« an, um auf eine vernünftige Themadefinition, Aussage und Struktur Ihres Textes zu kommen. Dabei schreiben Sie zunächst kurz angestrebte Lesergruppe, Vorwissen, Kernaussage und ähnliches nieder, gehen dann zu einer Stichpunktsammlung über, welche Sie dann gruppieren, mit Überschriften versehen und sortieren. Erst dann geht es ans Schreiben. Mir persönlich hilft diese Methode sehr.
8. Lernen Sie, blind und mit mindestens sechs Fingern zu tippen. Wer ständig auf die Tastatur schaut, verliert leicht sein Thema aus dem Blick. Krampfhaft zehn Finger zu verwenden hilft auch nichts. Besser Sie können sogar den Blick vom Bildschirm abwenden und aus dem Fenster oder zu einer anderen Inspirationsquelle sehen.
9. Lernen Sie die Tastenkombinationen Ihres Programms kennen. In LaTeX sollten Sie die wichtigsten Befehle oder die Kürzel Ihres Editors dafür kennen. Im Falle von EMCAS legen Sie sich für die ersten paar Stunden die Referenzkarte daneben. Im Falle von Word sollten Sie wissen, daß Alt-P die Formatvorlagenauswahl ist, der * eine Aufzählung einleitet, und bei fast allen Programmen mit Strg-Pfeiltasten wortweise gesprungen werden kann.
10. Halten Sie immer einen Zettel für plötzliche Einfälle und Skizzen bereit, gerne auch einen elektronischen. Einfälle, so sie nicht zum momentanen Dokument gehören, müssen so schnell wie möglich raus aus den Gedanken, sollen aber natürlich nicht verloren gehen.
11. Einigen hilft Musik, anderen hilft die Stille, wieder anderen hilft das gleichmäßige Rauschen von Gesprächen in einem Café. Welche Umgebung auch immer Ihnen gut tut, suchen Sie sie auf. Bei mir ist das violinarme klassische Musik, New Classics wie Ludovico Einaudi oder Lounge-artiges, wozu ich auch Enya zähle. Bevorzugte Orte sind der Garten in der Dämmerung, die Couch, die erste Klasse im ICE (probieren Sie’s aus: Zugfahren hat viele Vorteile) oder wie momentan die Dachterrasse meines Hotels.

Wenn Sie erfahren wollen, wie LaTeX Sie schneller zum Ziel einer guten wissenschaftlichen Arbeit bringen kann, dann lesen Sie mein Buch »Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit LaTeX«. Es bringt Ihnen nicht nur den Fokus auf den Inhalt und die Struktur bei, sondern auch alles, was zu einem sauberen und schönen Dokument gehört.

Wie ich die Dinge geregelt kriege

Helmut Reuter (Übersetzer). Piper Taschenbuch 2007, Taschenbuch, 320 Seiten, € 9,00

In meiner Buchbesprechung zu “Wie ich die Dinge geregelt kriege“, der deutschen Fassung von “Getting Things Done“, erfuhren Sie die grundlegenden Ideen der Methode zur Selbstorganisation von David Allen.

Alles muß zunächst raus aus dem Kopf, jede ausstehende Tätigkeit jeglicher Art, um sie dann nach Kontexten und Projekten zu gruppieren, zu bewerten und gegebenenfalls zu planen. Dann erst steht das Tun an. Für Projekte, also alles, was mehr als zwei separate Tätigkeiten beinhaltet, geht man ähnlich vor. Das ganze nennt sich dann “natürliche Projektplanung”.

Für mich selbst habe ich mittlerweile ein GTD-System gefunden, das mir im Beruf als auch privat hilft.

Aufgaben sind die Zentrale

Der Kern meines GTD-Systems ist die kontextbezogene Aufgabensammlung. Da ich beruflich Microsoft Outlook nutze, erfasse ich hier auch die Aufgaben. Die Outlook-Kategorien bilden den GTD-Kontext ab. Ein Kontext ist das Umfeld, in dem ich eine bestimme Aufgabe erledigen kann. Folgende Kontexte, und damit Kategorien, habe ich mir definiert:

• @Agendas: alles, was ich mit Leuten besprechen möchte. Aufgaben in diesem Kontext erstelle ich mit dem Betreff “Name: Aktivität”. In der Regel ist die Aktivität fragen, klären oder informieren. Für die Personen, mit denen ich am meisten zu besprechen habe, gibt es einen eigenen Kontext @Agendas Name.
• @Calls: alles, was ich an Anrufen zu erledigen habe. Auch hier steht der Name voran, dann die Aktivität und wenn möglich die Telefonnummer. So kann ich ohne Verzögerung anrufen, wenn mir nach Telefonieren ist.
• @Besorgung: Hier kommt alles hinein, was ich erledigen muß, wenn ich außer Haus bin. Dazu gehören Einkäufe, Behördengänge, Post einwerfen und ähnliches.
• @Home: Alles, was es zu Hause zu erledigen gibt. Bilder an die Wand schlagen, unregelmäßige Haushaltstätigkeiten. Auch so scheinbar unwichtiges wie das Auswaschen des Staubsaugerfilters in sechs Monaten hat hier seinen Platz.
• @Computer Online: Alles, was ich am Computer erledigen möchte und dazu einen Internetzugang brauche.
• @Computer Offline: Alles, was ich am Computer erledigen möchte, dazu aber kein Netz benötige. Das ist für mich wichtig, weil ich viel Zug und S-Bahn fahre, wo ich oft keinen Internetzugang habe.
• @Office: Was ich im Büro tun muß. Also vielleicht irgendetwas ausdrucken, oder irgendwohin bringen.
• @Waiting for: Alle Aufgaben, bei denen ich auf die Antwort oder Handlung eines Dritten angewiesen bin. Wenn ich also jemanden um einen Gefallen gebeten habe oder ihm ein Buch geliehen habe, kommt das hier rein.
• Projects: Ein Projekt ist etwas, das zwei Aktivitäten oder mehr umfaßt. Ideensammlungen zu Projekten, Status und so fort kommen in diesen Kontext. Aus den Projekten gewinne ich neue Aktivitäten.
• Someday/Maybe: der richtige Platz für alles, was ich vielleicht mal tun möchte, oder für Ideen, die zu nichts konkretem gehören und die ich nicht sofort angehen will. Hier kommen beispielsweise Ideen für neue Artikel dieses Blogs hinein.

Die Standardansicht für Aufgaben in Outlook ist denkbar ungeeignet, das System adäquat abzubilden. Deshalb habe ich mir eine eigene Ansicht definiert, die nach Kategorien gruppiert, sowie die Spalten für Inhalt, Datum und Zuständigkeiten mit anzeigt. Wenn ich bestimmten Leuten eine eMail schreiben möchte, und dies nicht im einem Rutsch machen kann oder will, dann schreibe ich den Text zunächst direkt in die Aufgabe. Bin ich dann fertig, reicht ein Klick auf Statusbericht senden, um daraus eine eMail zu machen.

Im Urlaub auch gerne auf Papier

Im Urlaub stelle ich das Aufgabensystem gerne zeitweilig auf Papier um, wenn ich davon ausgehe, einige Tage auf den Computer zu verzichten. Dazu übertrage ich die Kontexte @Besorgungen und @Home auf Papier und vervollständige ich sie mit allem, was ich im Urlaub zu Hause sonst noch alles tun möchte, soll oder muß. Die Papierliste markiere ich dann mit Hilfe von Farben wieder nach Kontexten.

eMail ist auch nur eine Art Eingang

Viele schaffen sich beeindruckende Bäume aus Unterverzeichnissen in Ihrem Posteingang, in dem sie nach Absendern, Themen oder ähnlichem sortieren. Das hilft jedoch nichts, weil man dann nur länger nach Mails sucht. Für mich gibt es nur wenige Arten von eMail:

• Bearbeiten: Alle Mails, die ich noch in irgendeiner Form bearbeiten möchte, landen in einem der vier Unterordner von Bearbeiten.
  • Antworten: Alles, was  eine Antwort meinerseits benötigt. Sollte die Mail eine andere Aktion erfordern, ziehe ich sie in die Aufgaben und setze den richtigen Kontext. Was im Bearbeiten-Ordner liegt, muß ich direkt als Mail beantworten.
  • Nachfragen: Wenn mich etwas nicht direkt betrifft, ich jedoch bei Gelegenheit nachsehen nachforschen will, wie sich die Sache weiterentwickelt, dann landet die Mail hier.
  • Lesen Offline: In diesem Unterordner landen längere Mails oder solche mit Anhängen, die ich lesen möchte, aber nichts direkt tun muß. Rundschreiben gehören dazu, Berichte, usw. Sollte ich nicht dazu kommen, hier alles zu lesen, ist das kein Beinbruch.
  • Lesen Online: Ist genauso wie Lesen Offline, nur daß das zu lesende Dokument nicht direkt in der Mail enthalten ist, sondern als Verweis auf eine Stelle im Netz. Zum Lesen brauche ich also Internetzugang.
• Referenzmaterial: Mails, die ich aufheben möchte, kommen hierhin. Hier habe ich absichtlich keine weitere Unterstruktur, da Mails in verschiedenen Kontexten relevant sein können, und ich mich in der Suche behindern würde,  verteilte ich sie in verschiedene Schubladen.

Alles andere lösche ich. Alles. Auch alle Mails, die zwar eine Aktion meinerseits erforderten, ich dies aber binnen zwei Minuten erledigen konnte. Und wie finde ich nun meine Mails nach Themen oder Absendern wieder? Zum einen ist die Suchfunktion von Outlook mittlerweile sehr gut und schnell, zum anderen gibt es Suchordner. Hier habe ich mir für die wichtigsten Personen Suchordner definiert, in denen Mails angezeigt werden, die ich entweder von diesen erhalten oder an diese geschrieben habe. Auf diese Weise finde ich Mails unabhängig davon, ob sie im Ordner Bearbeiten oder schon Referenzmaterial liegen. Genauso verfahre ich mit Mails, die Betreffzeilen immer nach gleichem Muster haben, wie beispielsweise Reiseanträge oder Berichte von Kundenbesprechungen.

Kalender ist nicht für Aufgaben da

Mit denselben Kategorien bzw. Kontexten markiere ich auch meinen Kalender, der berufliches ebenso wie privates enthält. Nur wenn auch hier alles im System ist, kann ich diesem vertrauen. Als Einträge in den Kalender schaffen es nur wirkliche Verabredungen. Das kann ein Meeting sein, oder ein fest vereinbartes Telefonat. Nicht aber Aufgaben, die bis zu irgendeinem Tag erledigt sein müssen, denn diese kann ich ja irgendwann bis dahin erledigen. Damit wird auch klar, daß der Kalender nicht lückenlos gefüllt sein darf. Ein gutes Füllmaß für den beruflichen Teil ist es, wenn bis zu einem drittel, maximal aber bis zur Hälfte einer Woche mit Terminen blockiert ist.

In Ausnahmefällen schafft es auch eine Aufgabe bis in den Kalender: Wenn ich beispielsweise in Kürze irgendetwas vorzulegen habe und das unbedingt heute vorbereiten muß. So signalisiere ich Kollegen, die in meinen Kalender schauen, daß ich keine Besprechung in der Zeit annehme. In die jeweiligen Termineinträge füge ich die Daten oder Verweise darauf ein, damit ich nur den Kalendereintrag öffnen muß und alles Relevante vor mir habe.

Smartphone hilft, die Aufgaben immer dabei zu haben

Dank Smartphone habe ich meine Aufgaben immer dabei. Dies ist – zumindest für mich – ein unverzichtbarer Teil des Systems, sowohl immer sehen zu können, was anliegt, als auch frische Ideen und Gedanken ins System einkippen zu können. Das Smartphone hat dabei für mich den Vorteil, daß neue Aufgaben gleich elektronisch verfügbar sind, und so auch automatisch wieder den Weg auf meinen Computer finden. Die Synchronisierung läuft über den Online-Dienst Toodledo. Dies hat zwar den Nachteil, daß damit eine weitere Stufe zwischen Smartphone und Laptop hängt, aber dafür die Möglichkeit bietet, auch an meine Aufgaben zu kommen, wenn ich wirklich nur ein Internet und sonst nichts zur Verfügung habe. Außerdem eröffnet mir dies bessere Wahlmöglichkeiten bei den Apps.

Als iPhone-App habe ich mich für die Toodledo-eigene App entschieden. Für einen vernünftigen Preis bekomme ich das, was ich brauche: Aufgaben in verschiedenen Kontexten. Auf Android hatte ich Got To Do in Verwendung.   Der Wermutstropfen bei der Lösung ist, daß ich ein separates kleines Programm installieren mußte, um von Outlook nach Toodledo zu synchronisieren, das kostenlos von Chromatic Dragon bereitgestellt wird. Update: Mit Outlook 2010 gibt’s Probleme, die Lösung steht unten als Kommentar.

Dank des Toodledo Apple Dashboard Widgets für Mac OS X habe ich die Aufgaben auch auf meinen iMac synchronisiert und so auch zu Hause am Computer die Aufgaben vor Augen.

Analog geht’s genauso

Nicht die ganze Welt ist elektronisch zu erfassen. Leider? Vor allem zu Hause kommt viel Post an. Von Versicherungen. Von Behörden. Von Firmen. Von sonstwem. Hier gilt wieder dasselbe wie für eMail: Es gibt einen Posteingang, ein Fach für Bearbeiten, und ein Fach für Referenzmaterial. Der Unterschied ist nun, daß ich das Referenzmaterial gruppiert und sortiert in Ordner ablegen muß.

Da ist im Moment auch noch die Schwäche in meinem System, denn die Intervalle, in denen ich das mache, sind doch noch recht groß. Dafür hilft der verhältnismäßig kleine Stapel Bearbeiten, an alles zu denken. Solange ich die in GTD empfohlenen wöchentlichen Reviews einhalte, funktioniert alles. Auch im analogen Bereich habe ich meine Ablage für Lesematerial. Passenderweise ist dies ein Zeitungsständer im Arbeitszimmer, in dem tatsächlich nur Sachen liegen, die ich noch lesen möchte. Die gelesenen wandern entweder in den Papiermüll oder ins Referenzmaterial-Archiv.

Einfach halten (KISS – Keep it simple and stupid.)

Einige Elemente von GTD habe ich nicht implementiert, weil ich sehr gut ohne auskomme: Das “Tickler File”, also eine 42-fächrige Mappe mit Fächern für Tage und Monate. Ich wüßte nicht, was ich dort hineintun sollte, denn gottseidank kommt bei mir nicht viel Papier an. Ebenso verwende ich den David-Allenschen GTD-Outlook-Aufsatz nicht. Dieser erweitert die Aufgaben um Möglichkeiten der Projektstrukturierung und allerlei Funktionen, die mir persönlich allesamt viel zu kompliziert sind. Ich möchte schließlich nicht erst überlegen müssen, wie ich eine Aufgabe in der richtigen Weise ins System bekomme.

Ich meine mein System ist einfach genug, um nicht von speziellen Programmen abhängig zu sein. Seit ich damit angefangen habe, ist mir fast keine Aufgabe mehr durchgerutscht. Und die wenigen waren genau solche, die ich nicht in meinem System erfaßt hatte. Außerdem stelle ich  fest, daß mir seitdem leichter neue Ideen und Gedanken kommen, und ich konzentrierter Arbeiten kann. Nicht nur die Arbeit fällt leichter, auch die Familienzeit ist besser und wertvoller geworden, weil ich eben nicht mehr ständig auf Erinnerungsstimmen im Kopf hören muß, sondern mich ganz auf die Kinder einlassen kann.

Und, wie funktioniert Ihre Selbstorganisation?

Für diejenigen, denen das Lesen auf Deutsch leichter fällt als auf Englisch, fasse ich hier zusammen:

1. Du kannst nur dich selbst ändern.
2. Werde dir über deine Grenzen klar.
3. Sage vorher, woran man bei dir ist.
4. Sei hart, wenn es nötig ist.
5. Ignorier sie.
6. Nehm’s nicht persönlich.
7. Schau, wie andere mit ihnen umgehen.
8. Sei liebenswürdig.
9. Hilf ihnen, ihr Problem zu finden.

Zu jedem Punkt finden sich Erläuterungen finden direkt im Originalartikel. Der wichtigste Punkt für mich persönlich ist der erste. Gräm dich nicht darüber, wie andere sind, und denke nicht du könntest sie mit deinem Gram ändern. Ändern kannst du nur dich selbst und damit die Art, wie du mit deinem Gegenüber umgehst. Und nur dadurch kann der andere zu einer Änderung angeregt werden.

Wie ich die Dinge geregelt kriege

Helmut Reuter (Übersetzer). Piper Taschenbuch 2007, Taschenbuch, 320 Seiten, € 9,00

Tausend Dinge stürmen auf Sie ein. In der Arbeit gibt es Projekte zu bearbeiten, nebenbei schaut noch der Chef rein, erteilt noch einen Auftrag, der Kollege bittet um einen Gefallen. Und irgendwas wollten Sie auf dem Heimweg noch machen? Dann brauchen Sie Getting Things Done, so der Originaltitel des Buches, das ich zu meinem “Lebensveränderndsten Buch 2009” erkoren habe. Die richtige Selbstorganisation hilft alle anfallenden Tätigkeiten zu bewältigen, Stress vermeiden und schafft Raum zum Nachdenken.

Wie es geht?

1. Erfassen. Alles, was zu tun ist, muß raus aus dem Kopf. Und raus aus dem Posteingang, der eMail-Eingangsbox, raus aus irgendwelchen Zettelsammlungen. Denn all das belastet den Kopf, weil dieser ständig daran denkt, das noch “irgendetwas” zu tun ist. Alles muß in einen Stapel.
2. Durcharbeiten. Jetzt gilt es, für jeden Zettel im Posteingang (oder das elektronische Äquivalent) zu entscheiden, was der nächste Schritt ist. Kein Zettel wird danach wieder in den Posteingang gelegt.
   • Kann man nichts unternehmen mit einem Teil, ist es entweder ein Fall für den Müll, fürs Archiv oder, falls es erst “reifen” muß, für einen Order Vielleicht/Irgendwann.
   • Kann man etwas damit tun, ist die Frage, was. Und ob es sich innerhalb von zwei Minuten erledigen läßt. Dann erledigt man das sofort. Ansonsten schauen, ob man selbst der richtige ist oder delegieren sollte. Wenn der Zettel danach immer noch da ist, dann ist es entweder ein Termin und gehört in den Kalender oder in die Liste der nächsten Schritte.
3. Organisieren. Die Liste der nächsten Schritte wird kategorisiert, indem man prüft, in welchem Kontext ein Teil abarbeiten kann. Das kann zum Beispiel Büro sein, oder Unterwegs, Anrufe, oder wenn man bestimmte Personen trifft, oder zu Hause. Mit Kontexten zu arbeiten, ist sehr praktisch, denn je nachdem, in welchem Umfeld man sich befindet, kann man sofort sehen, was man hier tun kann. Wenn ich zum Beispiel gerade Lust habe, zu telefonieren, schauen ich auf die Liste Anrufe und sehe sofort, wen ich alles zu welchem Thema anrufen soll.
   Schließlich gibt es noch die Kategorien Vielleicht/Irgendwann und Projekte. Ein Projekt ist alles, was mehr als einen nächsten Schritt hat. Die Projektliste enthält dann alle möglichen Referenzen und Ideen und ähnliches. Jeder nächste Schritt, der aus einem Projekt gewonnen wird, kommt dann wieder ganz normal in die anderen Kontext-Kategorien.
4. Durchsehen. Täglich den Terminkalender prüfen, was anliegt, und die Listen der nächsten Schritte. Denn dann kommt das…
5. Durchführen. Der Clou ist, so zu entscheiden, was man als nächstes tut, dass man kein schlechtes Gewissen haben muß wegen der Dinge, die man gerade nichttut. Bei der Entscheidung können drei Modelle helfen:
   • Wenn man zu einem bestimmten Jetzt-Zeitpunkt entscheiden will, berücksichtigt man Kontext, Verfügbare Zeit, Verfügbare Energie und Priorität.
   • Man kann entweder “vorbestimmte Arbeiten” verrichten, oder “alles, was gerade anfällt”, oder man bestimmt seine Arbeiten selbst.
   • Von Zeit zu Zeit ist es angebracht, aus verschiedenen Höhen auf die Arbeit zu blicken und so zu sehen, ob und wie eine Tätigkeit in ein Projekt, einen Verantwortungsbereich, in Jahresziele oder die Lebensplanung passen.

Natürlich ist das alles keine Raketenwissenschaft. Das ist ja gerade das schöne daran: Das System besticht durch seine Einfachheit, denn es läßt sich tatsächlich tun. Ich habe es im Moment noch nicht zu 100% umgesetzt und spüre trotzdem schon einen immensen Gewinn an Lebensqualität. Der eMail-Posteingang ist täglich leer, und der papierne Posteingang zu Hause auch. Ich weiß, dass ich alle anstehenden Tätigkeiten notiert habe und so nicht vergessen kann. Und wenn ich doch mal etwas vergessen habe, dann liegt das daran, dass ich den Vorgang nicht richtig erfaßt habe.

Der Autor David Allen ist überaus geschäftstüchtig und hat mit seiner Firma einen ganzen Markt darumherum geschaffen und schreibt einen oftmals lesenswerten Blog. Das heißt, hauptsächlich wahrscheinlich seine Mitarbeiter, wie in dem Artikel über das Einrichten eines persönlichen GTD-Systems. Das ist nämlich einer der wichtigen Teile: Man braucht ein Ablage- und Erinnerungssystem, dem man vollkommen vertraut. Denn sonst fängt sofort wieder das Gehirn an, Dinge nicht loszulassen und die Gedanken zu verstopfen.

Man muß nicht alles wörtlich nehmen, was in dem Buch steht. Besser ist es, man macht sich die Prinzipien zu Nutze und setzt das ganze in einem System um, das einem selbst am besten entgegenkommt.

Fazit: Dieses Buch hat meine Art zu arbeiten verändert und gibt mir mehr Raum für das, was ich sonst noch tun will. Warum ich diesen Artikel jetzt geschrieben habe? Er stand in meiner Vielleicht/Irgendwann-Liste.

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…oder im englischen Original.