Für mich haben sich für die Antwort auf diese Fragen zwei wesentliche Werkzeuge bewährt, die dem Buch »Write to the Top – Writing for Corporate Success« von Deborah Dumaine entstammen.

Es sind zum einen das sogenannte Focus Sheet, und zum anderen der Presenter’s Blueprint.

An English version of this post is available.

1. Das Focus Sheet

 Zunächst brauchen Sie genau das: Den vollen Fokus auf das, was Sie ihrem Gegenüber, ihren Zuhörern durch die Präsentation oder die Rede vermitteln wollen.

Das Focus Sheet hilft dabei mit einigen Fragen, die Sie sich stellen sollten. Da ich ein Freund von Mind Maps bin, habe ich mir diese als vorgefertigten Teil eine Mind Map im Format Mindjet MindManager (Affiliate-Link) erstellt.

Die Map für das Focus Sheet können Sie hier gerne herunterladen in folgenden Formaten:

• Focus Sheet MindManager Map Part,
• Focus Sheet PDF Export davon,
• Focus Sheet MindMap in FreeMind.

Die Icons im MindManager-Format entstammen MindManager, die Icons im FreeMind-Format entstammen FreeMind, die Fragen und Texte dem Buch von Deborah Dumaine.

2. Der Presenter’s Blueprint

Sobald Sie mit dem Focus Sheet fertig sind, und viele Ideen für Ihre Präsentation gesammelt haben, die Ihnen durch die Arbeit am Focus Sheet in den Sinn kamen, können Sie die Gliederung für die Rede oder den Vortrag erstellen. Wiederum keine Hochwissenschaft, sondern eine praktische Vorlage bietet die Blaupause. In meine Mindmap der Rede ziehe ich als nächstes genau diesen Teil, den ich mir ebenfalls auf der Grundlage von Deborah Dumaines Konzept erstellt habe.

Den Ast »Body« kopieren Sie je nachdem, wie viele Teile Ihre Rede hat, und bennenen ihn jeweils um.

Die Map für den Presenter’s Blueprint können Sie hier gerne herunterladen in folgenden Formaten:

• Presenter’s Blueprint MindManager Map Part,
• Presenter’s Blueprint PDF Export davon,
• Presenter’s Blueprint MindMap in FreeMind (eine ältere Fassung der Map).

Die Icons im MindManager-Format entstammen MindManager, die Icons im FreeMind-Format entstammen FreeMind, die Fragen und Texte dem Buch von Deborah Dumaine.

An das Buch »Write to the Top – Writing for Corporate Success« von Deborah Dumaine kam ich im Rahmen eines Trainings durch ihre Firma Better Communications. Eine deutsche Fassung gibt es nicht, doch liest sich das Original sehr leicht. Es gibt auch eine Edition für den Kindle.

Und, wie gehen Sie Ihre Präsentationen und Reden an?

(Foto: nayukim on Flickr, License CC-BY)

For me, to find the answer to those questions two tools have proven success, taken from the book “Write to the Top – Writing for Corporate Success” from Deborah Dumaine.

First, it is the so called Focus Sheet, next the Presenter’s Blueprint.

A German version of this post is available.

1. The Focus Sheet

 To start, you need exactly that: the full focus on the message that you want to convey to your counterpart, your presentation’s audience.

The Focus Shet helps with some questions that you should ask yourself. Since I am a friend of Mind Maps, I put those questions in a Mind Map in the Mindjet MindManager format (Affiliate-Link).

The Map for the focus sheet you can download here in the following formats:

• Focus Sheet MindManager Map Part,
• Focus Sheet PDF export,
• Focus Sheet MindMap in FreeMind (an older version of the map).

The Icons in the MindManager file are from MindManager, the Icons in FreeMind are from FreeMind, the questions and texts are from the book of Deborah Dumaine.

2. The Presenter’s Blueprint

After you finished the Focus Sheet and collected a lot of ideas for your presentation that crossed your mind when working on the Focus Sheet, you can layout the outline of your speech or talk. Again no rocket science but a pragmatic template is given with the presenter’s blueprint. This is exactly the next part I drag into my mind map for the talk project. Like the Focus Sheet, I took Deborah Dumaines’ concept.

When filling the template, do copy and rename the branch “Body” according to the number of parts that your speech shall contain.

The Map for the presenter’s blueprint you can download here in the following formats:

• Presenter’s Blueprint MindManager Map Part,
• Presenter’s Blueprint PDF export,
• Presenter’s Blueprint MindMap in FreeMind (an older version of the map).

Again the Icons in the MindManager file are from MindManager, the Icons in FreeMind are from FreeMind, the questions and texts are from the book of Deborah Dumaine.

Deborah Dumaines’ book “Write to the Top – Writing for Corporate Success” I got during a training of her company Better Communications, and found it quite useful. There is a Kindle edition as well.

So now, how do you approach your presentations and speeches?

(Photo: nayukim on Flickr, License CC-BY)

Wer übrigens selbst mal bei einem unserer Toastmasters-Treffen dabei sein möchte, ist jeden 1. und 3. Montag im Monat herzlich bei den Münchner Brainstormers willkommen!

Wie immer habe ich die Rede mittels der Methode »Write to the Top« ausgearbeitet. Bei dieser Methode arbeite ich im ersten Schritt ein sogenanntes »Focus Sheet« aus, das mir hilft, den Kern und die Besonderheiten der Rede zu finden, bevor ich dann mittels des »Presenter’s Blueprint« den Ablauf der Rede festlege. Als MindMap-Fan mache ich dies in eben einem Tool zum MindMapping, das sieht dann aus wie folgt (1,8 MB, Flash):

Eben sitze ich an einem frischen Projekt und bediene mich der »Natürlichen Projektplanung«, wie sie David Allen in »Getting Things Done« (deutsch »Wie Sie die Dinge geregelt kriegen«) beschreibt. Und eben weil die Methode ebenso einfach wie effektiv ist, sollten Sie sie ebenfalls anwenden.

Kinder machen das übrigens ganz von selbst. Schauen Sie mal zu, wenn Kinder im Alter von etwa drei bis sechs Jahren sich mit anderen unterhalten, bevor sie eine Sandburg bauen, einen Kuchen backen. Da wird zuerst bestimmt, wie groß die Sandburg sein soll, wer mitbauen darf, dann malt man sich aus, wie sie aussehen wird. Deswegen sagt David Allen ja auch, dass wir natürliche Projektplanung nicht wirklich lernen müssen, sondern nur wieder ausgraben. Wir haben’s alle schon mal gekonnt.

Update: ich habe dazu eine Rede auf Video aufgenommen und gepostet. Update Ende.

»Natural Project Planning« geschieht in 5 Schritten:

1. Zweck und Prinzipien definieren
2. Erfolg visualisieren
3. Ideen sammeln
4. Organisieren
5. Nächste Schritte identifizieren

Viele ausgefeilte Methoden zur Projektplanung beschäftigen sich hauptsächlich mit Punkt 4, dem Organisieren, was dann dazu führt, dass oft ein perfekt geplantes Projekt leider nicht zum Erfolg führt, weil zu Beginn wichtige Fragen vergessen wurden. Dies meint sowohl David Allen in der Originalliteratur, als auch beispielsweise Denkpass oder The Simple Dollar.

1. Zweck und Prinzipien definieren

Der erste Schritt kommt oft zu kurz, da die Beteiligten Annahmen treffen und meinen, es sei ja eh alles klar. Wichtig ist, viele dieser impliziten Annahmen explizit zu machen. Dann kann man sich nämlich darüber unterhalten und zum einen feststellen, ob man sich versteht, und zum anderen, ob Rahmenbedingungen tatsächlich so sind, wie sie scheinen. Für mich hilfreiche Fragen:

• Warum genau machen wir das?
• Was genau soll sich ändern?
• Wann genau ist der Erfolgsfall für das Projekt erreicht?
• Wer muss unbedingt in welche Entscheidungen einbezogen werden?
• Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen) sind einzuhalten?

2. Erfolg visualisieren

Ganz wichtiger Schritt. Oft rennt man in ein Projekt, egal ob Geburtstagsparty oder Messeauftritt, und beginnt mit irgendwelchen Arbeiten, ohne dass man sich vorher das Ergebnis einfach mal ganz plastisch und bildlich vorstellt.

• Wie sieht das Ergebnis des Projekts aus? Welches Bild sehe ich?
• Was sehe ich, wenn ich das Resultat vor mir liegen/stehen habe?
• Wie sehen die Menschen aus, für die das Projekt gedacht ist? Wie fühlen sie sich?
• Wie fühle ich mich?

3. Ideen sammeln

Am einfachsten geht das mittels Brainstorming. Wichtig dabei: Nicht werten. Nicht »gute« Ideen suchen, sondern alle und vor allem die »schlechten«, denn die guten verstecken sich darin. Kleine Gruppe ist besser als eine große.

• Wie komme ich vom Stand heute zu dem Bild des Resultats?
• Welche Gedanken kommen mir, wenn ich am Bild des Erfolgs weiter herumdenke?
• Welche Ideen haben Kollegen und Freunde dazu?
• Welche scheinbar unsinnigen Ideen kann ich sammeln?

4. Organisieren

Das ist der richtige Zeitpunkt, für große Projekte ein Planungswerkzeug auszupacken. Für kleinere einfach auf dem Zettel oder in der Mindmap weitermachen.

• Welches sind die Schlüsselideen, Komponenten?
• Welche Teilergebnisse sind von anderen Teilergebnissen abhängig, welche unabhängig?
• Welche Teilprojekte ergeben sich daraus?
• Welche Artefakte, Entscheidungen sind zu treffen? Wann?
• Welche Ideen sind wichtiger? Warum?
• Wie kann ich alle Teile sinnvoll in Reihenfolgen bringen, und Parallelitäten schaffen?

5. Nächste Schritte identifizieren

Dieser Schritt schafft nun die Verbindung zum Aufgabensystem aus Getting Things Done. Nur was mit ganz konkreten Aktionen versehen ist, hat eine Chance auf Erfolg.

• Was ist die ganz konkrete physische nächste Aktion für jedes Teilprojekt?
• Bin ich der richtige, um diese konkrete nächste physische Aktion durchzuführen oder sollte ich sie delegieren? Eventuell ein ganzes Teilprojekt delegieren?

Diese Art zu Planen ist keine Hochwissenschaft. Das soll sie auch nicht sein, sondern so einfach wie möglich Aber es hilft mir. Und wer als Planungstool gerne Mindmaps benutzt, dem sei die kleine MindManager-Vorlage aus dem GTD Forum empfohlen, die zu den fünf Schritten einige Gedanken mitliefert.

Also: von Kindern lernen und die Weitsicht und Erfahrung des Erwachsenseins einbringen, dann wird’s was.

(Foto: Joachim Schlosser auf Flickr, Lizenz CC-BY-NC-SA)

Fassen Sie diese Auflistung also nicht als Tabelle zum Abhaken auf, sondern als Anregung, sich über Ihre Ziele und Ihre Gegebenheiten klar zu werden.

1. Wer, den Sie kennen oder dem Sie vertrauen, setzt die Software schon ein? Warum hat er oder sie sich dafür entschieden? Wie zufrieden ist er oder sie damit?
2. Woher kennen Sie die Software? Wurde sie Ihnen empfohlen? Haben Sie gezielt nach einer Funktionalität gesucht? Stießen Sie im Internet bei der Recherche Ihres Aufgabengebietes darauf? Wer schreibt über die Software? Nur der Hersteller bzw. die Gruppe, oder auch Anwender?
3. Worin besteht der Hauptnutzen der Software allgemein? Gibt die Website Auskunft über Anwendungsszenarien, oder werden eher Funktionalitäten aufgellistet?
4. Wofür ist die Software geeignet? Kann sie nur genau ihren Zweck erfüllen, oder ist die Funktionalität so breit beschaffen, dass sie Ihnen auch hilft, wenn sich Ihre gesetzten Aufgaben verschieben und verändern?
5. Warum wollen Sie die Software einsetzen? Was versprechen Sie sich von deren Einsatz? Was sollte oder wird sich verbessern für Sie?
6. Was kostet Sie es fortlaufend an Arbeit, Aufwand oder Geld, wenn Sie die Software nicht anschaffen? Wie können Sie Ihre Aufgabe bewältigen, falls überhaupt? Was passiert, wenn Sie die Aufgabe nicht bewältigen können?
7. Wie werden Sie damit zurecht kommen, Einzelheiten der Benutzung immer wieder zu vergessen, falls Sie die Software nur ab und zu benutzen? Wie hilft Ihnen die Software dabei, zielführende Schritte zu unternehmen?
8. Welche Art von Dokumentation kommt mit der Software? Gibt es eine Online-Hilfe? Bringt die Stichwortsuche relevante Ergebnisse? Ist die Dokumentation sowohl offline als auch im Internet zu finden?
9. Wie werden Sie die Software erlernen ? Möchten Sie sich die Benutzung selbst beibringen? Bevorzugen Sie Online-Tutorials oder Videos? Bevorzugen Sie ein Buch, das Sie immer wieder zur Hand nehmen und in Ihrer eigenen Geschwindigkeit durcharbeiten können? Möchten Sie eine Schulung besuchen, in der Sie komprimiert und didaktisch aufbereitet das erfahren, was Sie wirklich brauchen, verbunden mit den Kniffen des Trainers und der Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen?
10. Wer wird Sie unterstützen, wenn Sie während der Benutzung auf Probleme stoßen, die Sie nicht oder nur mit erheblichem Aufwand selbst bewältigen können? Diskutieren Sie gerne in Online-Foren? Oder haben Sie lieber einen technischen Ansprechpartner, den Sie auch anrufen können und der Zeit für Sie hat?
11. Wie lange wollen Sie die Software einsetzen? Wie schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit ein, dass die Software auch bis zum Ende Ihrer angestrebten Nutzungszeit aktualisiert und unterstützt wird? Würde die Software den Aufkauf des Herstellers durch eine andere Firma überstehen?
12. Wann wollen Sie die Software beginnen zu verwenden? Ist die Software bereits verfügbar oder gibt es nur Ankündigungen oder Betaversionen? Wie lange gibt es die Software bzw. den Hersteller oder die Gruppe dahinter schon?
13. Wie lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten in der Software automatisieren? Besitzt sie eine Skriptingschnittstelle? Wie ist diese dokumentiert? Welche Sprache und welche Konstrukte werden verwendet? Sie müssen das Skripting ja nicht jetzt und nicht selbst durchführen können, aber die Möglichkeit macht sie flexibler.
14. Wieviel Zeit können und wollen Sie für Preisverhandlungen aufwenden? Wie transparent ist die Preisgestaltung, falls es sich um kommerzielle Software handelt? Gibt es eigentlich immer irgendein Sonderangebot? Werden Preise frei verhandelt oder zahlt jeder vergleichbare Nutzer auch fair gleich viel?

Welche Fragen stellen Sie sich, bevor Sie für sich über eine Software entscheiden?

Bildquelle: winnifredxoxo auf Flickr, Lizenz CC-BY

Im Web finden sich hunderte Inspirationen und Tips zu besseren Vortragsfolien. Nach hunderten Präsentationen, die ich erstellt, durchgesehen und diskutiert habe, und aberhunderte Tipps aus dem Netz las, ergab sich ein Muster. Letztendlich empfehlen sie alle die folgenden drei Schritte, die sich rasch anwenden lassen und die mir meistens helfen:

1. Überleg Dir zuerst, was Du in Deinem Vortrag sagen willst. Dann erstelle das Material dafür.
2. Nun stelle Dir selbst für jede Folie die Frage »So what?«, zu deutsch »Ja und?«.
• Wenn Du eine Antwort hast und diese auf der Folie ersichtlich oder verdeutlicht wird, gut.
• Wenn Du eine Antwort hast, die Folie aber diese Aussage nicht unterstützt, wirf alles Unnütze von der Folie weg und mache die verbleibenden Worte größer.
• Wenn Du keine Antwort hast, lösche die Folie.
3. Wiederhole 2. mit einem Kollegen, Bekannten oder Freund, der nicht das identische Fachgebiet beackert. Laß ihn oder sie die Fragen stellen.

Dies ist die Vorgehensweise für Vortragsfolien, nicht für Dokumentationsfolien. Letztere habe ich auch oft in meinem Foliensatz drin, jedoch zeige ich sie nicht, sie sind ausgeblendet und kommen nur ins Material, das ich den Zuhörern zur Verfügung stelle.

In meinem Umfeld bekommen wir oft Präsentationsunterlagen zentral zur Verfügung gestellt, die wir dann auf die jeweiligen Bedürfnisse des Auditoriums zuschneiden und vervollständigen. Die wichtigste Handlung ist dabei das Zuschneiden, indem wir alles weglassen, was nicht für den Vortrag unmittelbar wichtig ist.

Oft reicht es schon, Text von der Folie in den Notizbereich zu verschieben, so dass ich sie zwar in der Referentenansicht sehe und auch sicher dran denke, aber der Text eben nicht die Folie vollmüllt.

Das ist freilich nicht alles, was zu besseren Präsentationsunterlagen führt. Fotos und Grafiken können helfen, eine geschicktere Formulierung, und vieles mehr. Doch es beginnt mit dem Löschen, mit dem Entfernen von Unrat. Wenn wenig Zeit ist, dann hilft diese Vorgehensweise am direktesten, weil sie sofort mehr Ruhe in die Folien bringen. Es ergibt weniger Folien, und diese sind weniger voll.

Und weniger volle Vortragsunterlagen ergeben einen gehaltreicheren Vortrag, weil Raum fürs Atmen, Sprechen mit dem Publikum und Denken lassen bleibt.

Und was ist Ihre Essenz beim Erstellen von Materialien?

Jeder Dienst braucht ein eigenes Passwort

Wieviele Passwörter brauchen Sie im Internet? Eines für die Mails. Eines für den DSL-Provider. Eines für Facebook, für LinkedIn, für Xing, für Google. Eines für ihren Elektronikversender, eines für Amazon, eines für eBay. Eines für jeden Spezialshop, wie etwa für Möbel, Kleidung, Spielzeug. Dann noch eines für ihre Lieblingscommunity zu Hobby, Film oder Schauspiel. Verwenden Sie etwa immer dasselbe? Das ist nicht nur gefährlich, sondern auch fahrlässig. Denn das heißt, dass Sie dem einen Shop die Zugangsdaten zu allen anderen ebenfalls anvertrauen.

Also müssen verschiedene Passwörter her. Und wie merken Sie sich die alle? Wie erfinden Sie die Passwörter alle? Viele meiner Mitmenschen, mit denen ich mich über das Thema unterhielt, haben das “Erfinden” von Passwörtern versucht. Dabei kommt dann üblicherweise ein kurzes deutsches Wort mit einer angehängten Zahl raus, und die Zahl auch nur deswegen weil die Internetanwendung es fordert.

Ein sicheres Passwort erfinden und merken

Sichere Passwörter erfinden funktioniert gut, wenn Sie sich einen Satz mit ungefähr zehn bis fünfzehn Wörtern ausdenken, den Sie auch immer wieder gut rezitieren können, und aus dem jeweils ersten, zweiten oder dritten Buchstaben eines jeden Wortes das Passwort bilden. Noch sicherer wird es, wenn Sie die Satzzeichen mit einbeziehen und ein vorkommendes Zahlwort als Ziffern schreiben. Beispiel: “Meine Oma wohnt seit über vierzig Jahren in Hamburg.” ergibt das Passwort “MOwsü4JiH.” für die ersten Buchstaben, oder “emoeb0ana.” für die zweiten Buchstaben. Nehmen Sie als Regel hinzu, dass Substantive immer zu einem Großbuchstaben führen, dann lautete das zweite “EMoeb0AnA.”.

Glauben Sie mir, Sie brauchen mehr Passwörter als dieser Satz hergibt. Oder mehrere Sätze. Die Gefahr besteht nun darin, dass das ganze so kompliziert wird, dass Sie sich den Satz immer auf Papier aufschreiben müssen, damit Sie das Passwort rausbekommen.

Nun gibt es ja auch Passwortprogramme. Die meisten jedoch sind im Prinzip verschlüsselte Notizbücher, die die ganzen Passwörter auf ihrem Computer abspeichern. Oder eben irgendwo im Internet, weil sonst haben Sie sie ja nicht unterwegs verfügbar. Nur halte ich es auch für eine schlechte Idee, alle seine Passwörter irgendeinem Dienst oder einer App anzuvertrauen.

Immer das passende, sichere Passwort frisch generieren

Die Lösung heißt: Generierte Passwörter, zum Beispiel mit PasswordMaker. Das ist ein Programm, dass innerhalb Ihres Browsers oder als App auf dem Smartphone läuft, und aus einem sogenannten Master-Passwort und einem Domainnamen ein Passwort generiert. Sie merken sich also nur das Master-Passwort, das eigentliche Passwort entsteht immer dann, wenn Sie es benötigen. Und da wird nichts abgespeichert, alles flüchtig. So baut PasswordMaker beispielsweise aus dem Master-Passwort »Passwort« und dem Domainnamen »schlosser.info« mit der Standardkonfiguration auf 10 Zeichen das Passwort »Fu+3G40%m#«. Das errät keiner. Und wenn Sie noch sicherer sein wollen, dann verwenden Sie eben mehrere Master-Passwörter, etwa eines fürs Shopping, eines für Bank, eines für Social und so fort.

Manche Internetdienste erlauben leider noch keine Sonderzeichen in den Passwörtern, so dass Sie sich eine zweite Konfiguration anlegen sollten (das geht bei jedem PasswordMaker-Plug-in), welches nur Buchstaben und Zahlen erzeugt. Für das obige Beispiel entstünde dann »D22mY2A2e2UN«.

Bitte installieren Sie sich PasswordMaker für Firefox, PasswordMaker Pro für Google Chrome, PasswordMaker Opera Widget, oder als Javascript-Version z.B. für Internet Explorer. Auf dem Smartphone gibt es PasswordMaker als App fürs iPhone und PasswordMaker als App für Android.

Wenn Sie mehr als eines dieser Programme nutzen, so achten Sie darauf, dass die Profile bzw. Konfigurationen überall die gleichen sind, also denselben Algorithmus eingestellt haben, denselben Zeichensatz und dieselbe Länge des generierten Passworts.

Und, wie halten Sie’s mit Ihren Online-Passwörtern?

Dann bringen Sie ihrem Outlook doch bei, beim Erhalt solcher Einladungen selbständig eine Erinnerung hinzuzufügen. Die Lösung fand ich auf superuser.

Wenn Sie lieber gucken als lesen, habe ich für Sie diese Anleitung auch als Video:

Die Schritte zum Nachlesen:

1. Das Visual-Basic Skript einrichten
   1. Sie befinden sich in einem Outlook-Fenster. Wechseln Sie mit Alt-F11 in den Visual-Basic Editor. Erstellen Sie ein neues Modul, indem Sie im Kontextmenü des Projekts auf Einfügen – Modul klicken.
      
   2. In das neue Codefenster fügen Sie folgenden Programmschnipsel ein:

      Sub CustomMeetingRequestRule(Item As Outlook.MeetingItem)
          If Item.ReminderSet = False Then
              Item.GetAssociatedAppointment(False).ReminderMinutesBeforeStart = 10
          End If
      End Sub

      Passen Sie die Erinnerungszeit an, voreingestellt habe ich 10 Minuten.

   3. Schließen Sie das Visual-Baisc-Fenster.
2. Regel einrichten
   1. Wechseln Sie in die E-Mail-Ansicht. Dort klicken Sie auf Regeln – Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
      
   2. Erstellen Sie eine neue Regel ohne Vorlage. Wählen Sie als Bedingung Besprechungsanfrage oder Besprechungsaktualisierung. Im nächsten Bildschirm scrollen Sie nach unten bis zur Aktion “Skript ausführen”. Klicken Sie auf das unterstrichene Wort Skript und wählen im folgenden Dialog genau wieder den Funktionsnamen CustomMeetingRequestRule aus, den Sie vorher in Visual Baisc angelegt haben. Ein Klick auf Fertigstellen beendet die Einrichtung.
   3. Schließen Sie den Dialog und bitten zum Testen einen Kollegen, Ihnen eine Besprechungsanfrage ohne Erinnerung zu schicken. Wenn alles richtig lief, bekommen Sie diese nun trotzdem mit einer zehnmimütigen Erinnerung in Ihren Posteingang.

1. Planen Sie Ihren Urlaub so, dass Sie z.B. bis Dienstag Urlaub nehmen, so dass Sie mit einer kurzen Woche wieder starten. Es hilft, wenn die erste Woche nicht gleich eine lange ist.
2. Planen Sie mindestens einen Tag zwischen Heimreise und erstem Arbeitstag ein. Besonders wenn Sie fliegen, braucht der Kopf einige Zeit, um nachzukommen. Direkt vom Strand ins Büro kann einen leichten Kulturschock auslösen. Packen Sie zu Hause gemütlich aus, gehen mit den Kindern auf den Spielplatz oder nochmal ins Freibad, und lassen den Urlaub mit Ihrem Partner bei einem schönen Abendessen ausklingen.
3. Gehen Sie ganz früh ins Büro. Je weniger Leute vor Ihnen da sind, umso besser. Auf diese Weise steigt der Geräuschpegel nur langsam, und sie können sich an Ihre Kollegen quasi einzeln wieder gewöhnen, statt direkt in ein geschäftiges Umfeld geworfen zu werden.
4. Beantworten Sie nicht gleich am ersten Tag morgens alle Mails in Ihrem Postfach. Die wirklich wichtigen Dinge besprechen Sie einfach direkt mit Ihrem Chef und Ihren Mitarbeitern. Das bringt uns zum nächsten Tipp:
5. Sprechen Sie mit Ihrem Chef, Kollegen und Mitarbeitern. Besser, als die Historie von Dokumenten nachzulesen ist, sich zuerst die subjektive Meinung der Kollegen einzuholen. Diese haben auch die Begleitinformationen, den Flurfunk und können Ihnen so besser als die Datenlage ein komprimiertes Bild geben. Die Detailinformationen können Sie später immer noch nachlesen.
6. Lassen Sie die Abwesenheitsnotiz und den Anrufbeantwortertext noch mindestens einen halben Tag auf Urlaub stehen. Muss ja nicht gleich jeder wissen, dass Sie wieder da sind. Umso größer wird die Freude des Anrufers sein, wenn Sie trotzdem zurückrufen.
7. Machen Sie eine Liste der aufgelaufenen Aufgaben, anstatt gleich blindlings loszulegen. So bleiben Sie Herr Ihrer Arbeit, anstatt dass die Arbeit gleich Sie beherrscht.
8. Leeren Sie Ihr Postfach, indem Sie zunächst alle eingegangenen Nachrichten nach Gesprächsverlauf sortieren, so dass die neueste Nachricht oben ist. Auf diese Weise bekommen Sie Diskussionen vom Ende her mit (Outlook 2010 kann übrigens Gespräche aufräumen und alle bis auf die neueste Nachricht einfach löschen).
   Dann sortieren Sie die Nachrichten in drei Kategorien einteilen: a) Zu beantworten/bearbeiten. Beantworten Sie sie nicht, außer es ist tatsächlich nur ein “geht klar” oder ähnliches, was weniger als eine Minute dauert. Das kann auch sein, daraus eine Aufgabe zu erstellen. Ziehen Sie die Mail in Outlook einfach auf das Aufgabensymbol links. b) Zu Lesen. Nachrichten, auf die hin Sie nichts unternehmen müssen, die Sie jedoch interessieren, legen Sie hier ab. Lesen Sie jetzt noch nicht! Das hat Zeit! c) Der Rest kommt in den Papierkorb. Das funktioniert übrigens genau so auch mit der Briefpost.
   Auf diese Weise habe ich nach dem Urlaub schon mehrfach in weniger als einer Stunde hunderte von Mails gesichtet und sortiert, ohne dass es in Stress ausartet und ohne davon überwältigt zu sein. Üblicherweise kommen 10-15% in den Bearbeiten-Ordner, etwa 20% in den Lesen-Ordner, die restlichen zwei Drittel fliegen in die Tonne.
9. Rufen Sie jemanden in einer anderen Niederlassung Ihrer Firma an, mit dem Sie normalerweise weniger zu tun haben. Nehmen Sie eine der Mails als Anlaß, und fragen Sie bei der Gelegenheit nach globalen Neuigkeiten in der Firma. Oft ergibt sich dadurch ein vollständigeres Bild, als wenn Sie nur lokale Informationen haben.
10. Führen Sie ein ausführliches Weekly-Review nach der Methode Getting-Things-Done durch. Dies sortiert Ihre Prioritäten und bewahrt Sie vor hektischem Aktionismus. Aktionismus ist der Feind des Urlaubsgefühls.
11. Besser als für Routinetätigkeiten wie Post beantworten, Lesen, Verwaltungsarbeiten ist Ihr Geist jetzt geeignet, Entscheidungen zu treffen und kreative Aufgaben abzuarbeiten. Dadurch, dass Ihr Kopf durch den Urlaub hoffentlich vom Klein-klein gereinigt wurde, können Sie das große Ganze klarer sehen. Wenn Sie also Ideen brauchen oder Entscheidungen treffen sollen, sind die ersten Tage nach dem Urlaub wie geschaffen dafür. Bei Entscheidungen werden Sie überrascht sein, wie schnell Sie die dafür notwendigen Informationen aufnehmen können, sei es durch Lesen oder durch Befragen von Mitarbeitern und Kollegen.
12. Spendieren Sie eine Runde Kekse, Eis oder ähnliches. Teilen Sie Ihr Urlaubsgefühl, denn Ihre Kollegen werden das auf Sie zurückspiegeln.

Funktioniert das alles garantiert? Nein, bestimmt nicht. Doch es hilft. Ich habe es diese Woche ausprobiert, in der mein eigener Urlaub endete. Den ersten Tipp habe ich diesmal gleich ausgelassen, aber wer ist schon perfekt? Die Ergebnisse der ersten beiden Arbeitstage ansonsten: Inbox Zero von 428 Mails auf Null in 3 Stunden (heißt ja nicht, dass alles schon bearbeitet ist, dafür 380 Mails schon gelöscht), gute Gespräche, den Kollegen hat das Eis geschmeckt. Und ich fühle mich nach wie vor gut erholt.

Und was machen Sie nach dem Urlaub, um angenehm wieder in den Arbeitsalltag zu kommen?

(Foto: Joachim Schlosser, Wellenläufer – 365 Tage)

Über das Zitieren habe ich schon mehrfach geschrieben, sowohl generell als auch mit konkretem Bezug auf LaTeX. Literaturverweise und Literaturverzeichnis in LaTeX entstehen ja üblicherweise wie folgt: 1) Referenzen erfassen und Zitate im Text kennzeichnen, 2) LaTeX-Prozessor aufrufen, 3) BibTeX-Daten verarbeiten und 4) nochmal den LaTeX-Prozessor aufrufen.

Fünf Gründe sprechen für biber:

1. Nativer Unicode- und UTF-8 Support. Zwar gibt es mit bibtex8 auch eine Version von bibtex, die mit Umlauten und in Maßen auch mit Zeichenkodierung in UTF-8 umgehen kann. Wenn Sie jedoch flexibel sein wollen, und eventuell Dokumente mit einer Zeichenkodierung mit BibTeX-Datendateien in einer anderen Kodierung mischen möchten, dann ist biber besser geeignet. Die Option bibencoding ist der Schlüssel.
2. Keine Speicherprobleme mehr. Hat sich bibtex schonmal beschwert über zu wenig Speicher? Sie sind daraufhin auf bibtex8 umgestiegen und haben abenteuerlich anmutende Optionen wie --wolfgang verwendet? Dann wird Ihnen biber Freude bereiten. Weil sich die Frage nach dem Speicher nicht mehr stellt.
3. Flexibler beim Sortieren von Einträgen. Ihr Fachbereich schreibt vor, bei der Sortierung des Literaturverzeichnisses Groß/Kleinschreibung zu unterscheiden? Oder bewusst zu ignorieren? Die Sprache Ihres Dokuments verlangt eine andere Sortierung als die im Englischen oder Deutschen übliche? Bei biber können Sie das alles einstellen, mittels der Optionen sortupper und sortlocale.
4. Kapitelweise Verzeichnisse mit nur einem Durchlauf. Im Kapitel zum Thema Literaturverzeichnis im LaTeX-Buch steht, wie Sie ein Literaturverzeichnis je Kapitel erzeugen können. Mit bibtex brauchen Sie pro Kapitel einen eigenen Aufruf des Programms. Mit biber geht das in einem Rutsch.
5. Flexibler beim Hantieren mit Namen. Sie zitieren öfters mal Menschen, die eine Adelspräposition wie zu, von, van, … im Namen tragen? Dann macht es für nicht nur fürs Sortieren, sondern auch für das Zitieren selbst einen Unterschied, wie Sie den Namen schreiben: »van Beethoven, Ludwig« oder »Beethoven, Ludwig van«. Mit der Option useprefix entscheiden Sie selbst.

Das Konzept BibTeX halte ich nach wie vor für zeitgemäß und sehr flexibel. Das Programm zum Verarbeiten der Literaturdaten jedoch sollte durchaus den Stand der Technik darstellen. bibtex – als Programm, nicht als Konzept – war wunderbar für seine Zeit. Jetzt ist es Zeit für den Nachfolger biber. Wie Sie das dazugehörige Paket biblatex erlernen, steht im Buch.

Und, sind Sie bereit für diese kleine Änderung? Empfehlen Sie diesen Artikel weiter?